Видача дублікатів нотаріальних документів

Перелік необхідних документів

* Нотаріусу надаються виключно оригінали документів!

- Письмова заява від особи, за дорученням якої або щодо якої вчинялась нотаріальна дія (для довіреностей – від довірителя, для договорів – від сторони договору, яка отримала примірник договору при його посвідченні, для заповітів – від заповідача, а після його смерті – від спадкоємців або виконавця заповіту);

- Для фізичної особи: паспортний документ (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); довідка (картка) про присвоєння ідентифікаційного номеру Державного реєстру фізичних осіб – платників податків та інших обов’язкових платежів; якщо особа через свої релігійні або інші переконання відмовилась від прийняття ідентифікаційного номера –паспорт з відміткою про наявність у особи права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера;

- Для юридичної особи: установчі документи юридичної особи (тобто установчий акт, статут, засновницький договір, положення), свідоцтво про державну реєстрацію, витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, довідка про присвоєння юридичній особі ідентифікаційного коду (ЄДРПОУ); паспортний документ представника юридичної особи (паспорт громадянина України, паспорт громадянина України для виїзду за кордон, національний паспорт іноземного громадянина, паспорт іноземного громадянина для виїзду за кордон, дипломатичний чи службовий паспорт, посвідчення особи без громадянства для виїзду за кордон); якщо від імені юридичної особи діє представник за довіреністю – довіреність; якщо від імені юридичної особи діє службова особа (наприклад, керівник) – документ, який передбачає повноваження особи та посвідчує його службове становище (зокрема, це може бути наказ про призначення на посаду, протокол про обрання посадової особи, довіреність на ім’я керівника, видана вищим органом управління юридичної особи).

Процедура посвідчення

ВИДАЧА ДУБЛІКАТІВ НОТАРІАЛЬНИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО ЗБЕРІГАЮТЬСЯ У СПРАВАХ НОТАРІУСА

29. У разі втрати або зіпсування документа, посвідченого або виданого нотаріусом, за письмовою заявою осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, державним нотаріусом державного нотаріального архіву видається дублікат утраченого або зіпсованого документа.

До передачі в архів примірників документів, посвідчених або виданих нотаріусом, дублікат утраченого або зіпсованого документа видається нотаріусом за місцем його зберігання.

Державний нотаріус державного нотаріального архіву видає також дублікати заповітів, які надійшли на зберігання від посадових осіб, зазначених у статті 40 Закону.

Дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, можуть бути видані за письмовою заявою спадкоємців осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, а також виконавця заповіту та на запит нотаріуса, яким заведено спадкову справу. У цьому разі нотаріусу, крім свідоцтва про смерть таких осіб, подаються документи, які підтверджують їх родинні стосунки (свідоцтво виконавця заповіту).

Дублікат заповіту може бути виданий вказаним у заповіті спадкоємцям, виконавцю заповіту після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача. У разі смерті спадкоємців, які були вказані в заповіті, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після подачі ними свідоцтва про смерть заповідача і померлого спадкоємця.

До заяви про видачу дубліката заповіту або видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, які підтверджують їх родинні стосунки (фотокопія свідоцтва виконавця заповіту).

Дублікат секретного заповіту не видається.

Нотаріус при видачі дубліката втраченої довіреності перевіряє дійсність цієї довіреності за даними Єдиного реєстру довіреностей.

Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, затвердженого наказом Мін’юсту України від 29.05.99 N 29/5 та зареєстрованого в Мін’юсті України 10.06.99 за N 362/3655.

Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, що втратив чинність.

На дублікаті документа робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу, і вчиняється посвідчувальний напис. Крім того, про видачу дубліката нотаріус робить відмітку на примірнику документа, який зберігається в справах державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.

(ІНСТРУКЦІЯ про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України | ЗАТВЕРДЖЕНО Наказом Міністерства юстиції України від 03.03.2004р. N 20/5 | Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 03.03.2004р. за N 283/8882 редакція від 26.03.2010 року)